POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO ÚČASTNÍKY PROJEKTU
SMART AKCELERÁTOR PLZEŇSKÉHO KRAJE III,
PODPORA TALENTOVANÝCH ŽÁKŮ V PZEŇSKÉM KRAJI
A UŽIVATELE PORTÁLU PODPORATALENTU.CZ
Správcem osobních údajů je společnost Plzeňský kraj, Škroupova 1760/18, 301 00 Plzeň, IČO: 70890366, jako Správce (dále jen „Správce“).
Pro Správce zajišťuje zpracování osobních údajů společnost:
Regionální rozvojová agentura Plzeňského kraje, o.p.s., se sídlem Riegrova 1, 301 00 Plzeň, IČO: 25245091,
a
Středisko služeb školám, Plzeň, Částkova 78, se sídlem Částkova 78, 326 00 Plzeň, IČO: 49777700
jako Zpracovatelé (dále jen „Zpracovatelé“).
Přehled zpracovávaných osobních údajů, jejich zdroje a účel zpracování
Za osobní údaje se považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále „subjekt údajů“). Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, získáme přímo od Vás v rámci registrace na Portálu podporatalentu.cz a na aktivity konané v rámci níže uvedených projektů (dále jen „Portál“).
Zpracovatelé pro Správce zpracovávají osobní údaje účastníků akcí konaných v rámci projektů Smart akcelerátor Plzeňského kraje III, Podpora talentovaných žáků v Plzeňském kraji, uživatelů Portálu (dále „účastník“) a zákonných zástupců nezletilých pro tyto účely:
- realizace projektu a navazujících aktivit,
- evidence účastníků v projektech,
- správa uživatelského účtu registrovaných,
- provádění statistických analýz,
- testování,
- účetní a daňové účely,
- realizace a dokumentování zákonného zastoupení nezletilých účastníků.
Osobní údaje účastníků a zákonných zástupců budou zpracovávány v rozsahu:
- jméno a příjmení (účastník, zákonný zástupce),
- titul (účastník – odborník)
- obor/obor zájmu (účastník)
- příslušnost k instituci (účastník – odborník)
- adresa trvalého pobytu (účastník),
- e-mail (účastník, zákonný zástupce),
- telefonní kontakt (účastník, zákonný zástupce),
- datum narození (účastník),
- zdravotní omezení (účastník),
- specifické požadavky na stravování (účastník),
- fotografie a videa z průběhu akcí konaných v rámci výše uvedených projektů.
Konkrétně pak:
- e-mail – vytvoření uživatelského účtu, který umožní registraci do Portálu, vytvoření registrace, primární komunikace s účastníkem,
- jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště – písemná komunikace mezi Zpracovateli a účastníkem ohledně zařazení do aktivity,
- jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, zdravotní omezení – písemná komunikace mezi Zpracovateli a účastníkem aktivit konaných v rámci výše uvedených projektů,
- obor, příslušnost k instituci – evidence odborníků z praxe,
- profesní profil odborníka – medailonek odborníků z praxe (představení odbornosti účastníkům, fotografie),
- telefonní kontakt – komunikace súčastníkem při účasti na aktivitách,
- zdravotní omezení, specifické požadavky na stravování – u pobytových akcí a exkurzí (pojištění účastníků, objednání ubytování a stravování),
- fotografie a videa z průběhu akcí konaných v rámci výše uvedených projektů – propagace akcí,
- identifikační a kontaktní údaje zákonného zástupce – realizace a dokumentování zákonného zastoupení nezletilých účastníků.
U nezletilých účastníků Správce a Zpracovatelé zajišťující registraci vyžadují souhlas jejich zákonných zástupců s jejich účastí na akcích konaných v rámci výše uvedených projektů.
Účelem zpracování osobních údajů účastníka je pořádání akcí konaných v rámci výše uvedených projektů.
Z akcí konaných v rámci výše uvedených projektů je tvořena fotografická a video dokumentace. Tyto výstupy budou prezentovány v médiích.
Právní základ zpracování
Právním základem zpracování osobních údajů účastníků je nezbytnost registrace na Portálu – zajištění účasti uživatele Portálu a na akcích konaných v rámci výše uvedených projektů. Zákonnost zpracování osobních údajů vyplývá z čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Podstatou tohoto ustanovení je, že zpracování osobních údajů je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, tzn. uzavření a plnění smlouvy o účasti na akcích konaných v rámci výše uvedených projektů mezi účastníkem a Plzeňským krajem. Smlouva bude uzavřena provedením registrace účastníka na Portálu, její obsah bude vyplývat z údajů vyplněných v rámci registrace a poučení o zpracování osobních údajů.
Důležitá práva
Účastník má právo:
- požadovat informaci, jaké jeho osobní údaje jsou Zpracovateli a Správcem zpracovávány,
- požadovat po Zpracovatelích a Správci vysvětlení ohledně zpracování osobních údajů,
- vyžádat si u Zpracovatelů a Správce přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit,
- požadovat po Zpracovatelích a Správci výmaz těchto osobních údajů.
Doba, po níž budou údaje zpracovávány
Osobní údaje budou zpracovávány Zpracovateli a Správcem pro účely evidence registrací, přijatých plnění a pro účely vedení účetnictví údaje o účastnících (jméno a příjmení, datum narození, zdravotní omezení, kontaktní údaje, specifikace aktivity, které se účastnili, specifikace uhrazených částek apod.) a zákonných zástupcích (identifikační a kontaktní údaje pro dokumentování zákonného zastoupení nezletilých účastníků) v rámci projektu:
- Smart akcelerátor Plzeňského kraje III do 31. 12. 2028,
- Podpora talentovaných žáků v Plzeňském kraji po dobu pěti let od ukončení odborných kempů a kurzů v daném roce.
V případě registrace uživatelů do Portálu budou údaje zpracovávány po dobu existence tohoto Portálu. V případě zrušení registrace budou zpracované údaje vymazány.
Pokud budou fotografie a videa z aktivit zpracovávány Správcem či Zpracovateli v rámci propagace akcí konaných v rámci výše uvedených projektů, nebude doba jejich zveřejňování omezena.
Aktualizace údajů
Pokud dojde ke změně údajů poskytnutých uživatelem, dovolujeme si požádat o zaslání informace o takové změně. Za účelem aktualizace dat je potřeba kontaktovat Zpracovatele a Správce na níže uvedených kontaktech či data změnit přímo v systému Portálu po přihlášení.
Jak bude zpracování probíhat
Správce i Zpracovatelé budou osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech. Písemnosti bude Správce i Zpracovatelé zpracovávat ve své spisové agendě. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany účastníka je dobrovolné.
Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)
Vaše osobní údaje bude zpracovávat pouze Zpracovatelé a Správce, a nebudou dále poskytovány jiným osobám.
Kompletní registrační údaje jsou předávány Správci od Zpracovatelů. Na níže uvedených kontaktech můžete kdykoliv požádat o výmaz Vašich osobních údajů.
Rizika a doporučené postupy
Každé zpracování osobních údajů s sebou nese určitá rizika. Ta mohou být různá s ohledem na rozsah zpracovávaných údajů a způsob jejich zpracování. Níže uvádíme některé doporučené postupy, které Vám mohou pomoci ochránit Vaše data:
- Pokud Vás některý z našich kolegů žádá o poskytnutí údajů, nebojte se zeptat, zda je to potřebné a zda nelze dosáhnout cíle zpracování i bez těchto údajů.
- V rámci aktivit je pořizována video a fotodokumentace. V rámci záběrů vícero osob nejsme schopní vymazávat či nezabírat jednotlivé osoby a ani by to nebylo přiměřené. Pokud by naši fotografové a kameramani pořizovali Vaše portrétní snímky a Vy jste s tím nesouhlasili nebo byste si nepřáli jejich zveřejnění, je nejlepší cestou rovnou danou osobu požádat o smazání takového snímku.
- Osoby mladší 18 let jsou zvlášť zranitelné. Pokud se bude předávání údajů týkat těchto osob, je nutné obzvláště pečlivě zvážit všechny okolnosti. Zároveň je nutné zvážit, zda k poskytnutí takových údajů není třeba souhlas těchto osob či jejich zákonných zástupců. Pokud jste osobou mladší 18 let, v případě, kdy máte pochybnosti o tom, zda jste schopní se správně rozhodnout, prodiskutujte celou záležitost se svým rodičem či nás zvlášť
- Pokud se budete přihlašovat do Portálu prostřednictvím hesla, použijte vždy unikátní silné heslo, které nebudete využívat pro jiná zařízení a přístupy. Vaše heslo nikomu nesdělujte či nezpřístupňujte. Sdělení Vašeho hesla po Vás nikdy nebudeme vyžadovat, dejte si proto pozor zejména na různé e-mailové výzvy ke sdělení Jedná se pravděpodobně o podvrhy za účelem vylákání a následného zneužití hesla.
Práva subjektu údajů jsou upravena v Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679.
V případě pochybností o dodržování povinností souvisejících se zpracováním osobních údajů se můžete obrátit na Zpracovatele a Správce (kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů je zveřejněn na www.plzensky-kraj.cz) nebo na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Jak nás můžete kontaktovat?
Správce:
Plzeňský kraj
se sídlem Škroupova 18, 301 00 Plzeň
email: ludmila.novotna@plzensky-kraj.cz
Zpracovatelé:
Regionální rozvojová agentura Plzeňského kraje, o.p.s.
se sídlem Riegrova 1, 301 00 Plzeň
email: rojikova@rra-pk.cz
Středisko služeb školám, Plzeň, Částkova 78
se sídlem Částkova 78, 326 00 Plzeň
email: info@sssp.pilsedu.cz
